Seven Steps to Writing Copy Your Market Will Actually Want to Read
Thursday, July 06, 2006
Seven Steps to Writing Copy Your Market Will Actually Want to Readby Daphne Gray-Grant
June 27, 2006
In a classic New Yorker cartoon, a man approaches the pearly gates. Saint Peter, greeting the new arrival, gestures to a sign saying "Birth, Death & Beyond" and comments, "Actually, I preferred 'Heaven,' too, but then the marketing guys got hold of it."
Ah, the dreaded "m" word. Instead of inspiring awe and admiration, it's now more likely to prompt contempt and eye-rolling.
And nowhere is that more true than when it comes to copywriting. Whether your medium is direct mail, Web site text, advertising, or simply, an e-zine article, your reader has less time and less inclination to read than ever before.
The traditional advice for copywriters, of course, is to engage readers by focusing on problems rather than benefits. For example, software marketers shouldn't talk about RAM or gigabytes. They should describe how the software will allow a client to pull a report in half the time (solving, say, a customer service problem).
Now I can't quibble with this counsel. It's spot on. Unfortunately, it just doesn't go far enough. In truth, a host of techniques can improve your readability. Here are seven of the best:
1. Begin with a story
Always try to start your writing with an anecdote. This can be a story from one of your sources, a story from your company's history, even a theoretical story about an imaginary customer.
We human beings are hard-wired to love stories, and it's possible to make almost any business point you want with an anecdote as I did at the beginning of this article, recounting the New Yorker cartoon. Most of all, remind yourself that the beginning of your story does NOT need to "sum up" your subject; your main job is to get the reader interested enough to read more.
2. Use short words
Did you know the English language has 2-3 times MORE words than any other Western language? This might sound like a good thing, but it means trouble for you when you're writing.
English is a mixture of several languages. Many of our words are from French and Latin. And they can be spotted by their endings—ion, ly, ous, ity, and ence. The trouble is, these French and Latin words are often abstract and don't give you a visual image when you read them. Our words of Anglo-Saxon origin, on the other hand, trend to refer to concrete things: straw, dirt, hill. Read those words, and your mind will race form a picture, which, in turn, encourages more reading. Anglo-Saxon words are also usually short.
So my tip for you is to always try to use one- and two-syllable words over three- and four-syllable ones. A few longer words are fine, but mostly aim for short.
3. Write shorter sentences
Just as you should use short words, you should also use short sentences. This habit will turbo-charge your writing. Short sentences force you to marshal your thoughts. They expose the underlying weakness of any argument. They prevent so many sticky grammatical problems.
So, how short is short? Research into "readability" shows you should aim for an AVERAGE sentence length of about 14 words. Note the essential word "average." Some sentences should be really short. The previous sentence, for example, was just six words. But some should also be longer, so your stories don't sound like refugees from a grade 1 reader.
Long sentences are like salt and pepper on your meal. They are an accent, a seasoning. Without them, the food might be bland. But don't overuse them!
4. Remove clichés
Most marketing writing is larded with clichés? You know what I mean:
• Think outside the box
• Roll out the red carpet
• Mad as a hatter
• Put your ducks in a row
• Make or break a situation
• Don't know which way to turn
Once upon a time, those expressions were fresh and carried meaning. (For example, hat makers in the 19th century used mercury compounds which truly did affect their brains, making them "mad.") But, today, such expressions are, well, dead as a doornail. Of course you won't be able to stop clichés from spilling out of your brain as you write—that's like trying to stop the rain from falling. But you can remove them when you rewrite.
Let's say, for example, you're promoting Manhattan's garment district and you write: As you're driving through New York City's garment district, keep your eyes peeled so you don't miss the signs advertising sample sales. Just circle the cliché, "eyes peeled" and build on it to create a fresher image. It really doesn't take a whole lot of sweat: As you're driving through New York City's garment district, keep your sunglasses polished so you don't miss the signs advertising sample sales.
5. Use bridges or connectors
Do you remember the last time you were driving somewhere and had to stop to ask for directions? Did the directions help? Or were you just as thoroughly befuddled at the end of the exchange ("Do I go right at the gas station, or do I wait for the three-way stop? Hmmmm...") Writing is also a little bit like giving directions. As the writer, you know the landscape. You've had the benefit of doing the research, conducting the interviews, pondering the material, and then writing it.
Pity the poor reader, however, who is coming to all this information for the first time and finding it confusing. But "bridges" (also known as transitions, links, or connectors) can help prevent this confusion.
Bridges are the words, phrases and stylistic devices that help direct the reader through your article. Here is a list of bridging words you can use to help make your copy easier to read:
• Contrast: but, however, though, nevertheless, still, yet, on the other hand, conversely
• Comparison: likewise, similarly, as well, besides, also, too
• Example: specifically, for instance, here, there, for example, to illustrate, in fact
• Time: now, then, in the past, soon, later, after, meanwhile, following, preceding
• Sequence: first, second, third, next, last, finally
• Cause and effect: as a result, therefore, because, hence, thus, consequently, so
• Addition: moreover, furthermore, besides, in addition, also
6. Use concrete examples rather than concepts
I read lots of e-zines and online newsletters, and I'm struck by how often writers obsess on concepts. You know what I mean: reliability, effectiveness, customer service, information overload. All of these things are important, worthy topics of course. But readers will have a hard time focusing on something that's so abstract.
Fortunately, this problem is easy to solve. Just bring your abstract idea to life by giving concrete examples. That is, write about a customer who had this problem. And show how you (or they) solved it.
If you're uncertain about how to incorporate anecdotes into your writing, get any self-help book out of the library and see how it's liberally peppered with stories about real people. It's no accident that these books are best-sellers. Treat them as swipe files—teaching you how to write lively, concrete, must-read copy.
7. Pay attention to your verbs
There's a mistaken notion, perpetuated by grade-school English teachers, that really zippy writing comes from adjectives. Nothing could be farther from the truth. If you want to write copy that readers can't resist, focus on your verbs.
Often described as the "workhorse" of the sentence, verbs power your writing. Consider these, for example: squander, obstruct, bluster, poach. Each a single word, and each freighted with meaning.
To make your writing spring to life, try replacing "state of being" verbs—is, am, were, was, are, be, being, been—with true action verbs. (Use the search key—control + F—then type in "is" or "was" and whenever you find it, try to remove it.) For example: "XYZ cola is a drink that will give you energy" could become "Jolt your body alive with XYZ cola."
* * *
Follow these seven tips, and, unlike Saint Peter, you won't have to be embarrassed by your team's marketing efforts.
Daphne Gray-Grant, a former journalist, is a writing and editing coach with an international practice. She offers a free weekly e-zine called Power Writing. For more information, vist www.publicationcoach.com.
Source: http://www.marketingprofs.com/print.asp?source=%2F6%2Fgray%2Dgrant1%2Easp
Blogged on 
12:22 AM
|
~~~
How To Be an Ace Speaker
By Carmine Gallo - BusinessWeek Online
We're at the peak of graduation season. I've already been to two and there's one more on the way. Although I'm thrilled for my family members who passed these milestones, I cringe during the two-hour- plus ceremonies whenever I see another long list of speakers, because I know one of them will violate the cardinal rule of any presentation -- keep it brief!
According to a recent Associated Press survey, Americans are running out of patience. We can't stand to wait more than five minutes on the phone, and we start fuming in long grocery lines. Acknowledge
this reality in your talks, e-mails, phone calls, presentations, meetings, and any other type of professional communications by getting to the point. Fast.
To The Point
Former GE Chief Executive Jack Welch demanded concision and simplicity from his managers. Welch would ask his managers to prepare one-page answers to strategic questions. I've seen longer
memos between individuals planning lunch. Business was simple, Welch would advise. No need to make it complicated.
Great leaders keep their conversations no longer than they need be and expect the same from others. Sybase CEO John Chen once told me the mark of a leader is the ability to articulate a message that's
passionate, clear, and concise.
One famous entrepreneur recommended that if my clients were long- winded I should simply tell them, "Nobody is as interested in you as you think they are!" I've never used that piece of advice, because I want to keep my clients, but it makes the point. I'll reiterate: keep your communications short.
Go to BusinessWeek Online to see the slideshow
15 Minutes, Tops
In my career as a communications coach, I've interviewed many venture capitalists who see dozens of presentations every week. If an entrepreneur doesn't get to the point in the first 15 minutes,
they're shown the door.
In fact, 15 minutes is about the length of the average attention span. Research shows that after 15 to 20 minutes our attention drops dramatically. It's no coincidence that President John F. Kennedy's
inaugural -- one of the most inspiring speeches ever given -- was scripted for 15 minutes. President Ronald Reagan gave strict instructions to his speechwriters to avoid talks of more than 15 minutes in length. He understood the need for brevity. Have you noticed that segments on 60 Minutes run no more than 15 to 17 minutes? There's a reason for that.
Look, I don't know who's responsible for our declining attention span. Whether it's MTV or video games, that's a question for a sociologist to answer. My goal as a communications coach is simply
to make you the most engaging speaker at your company or in your industry. With that in mind, here are some tips:
1.Pitches
If you only had 30 seconds to grab someone's attention, what would you say? This is known as an elevator pitch. Think of it as a commercial -- for your product, company, service, or yourself! It
forces you to key in on the most important elements of your message. Here's a hint to help you get started -- listeners want to know three things -- what you do, how you're different, and why they
should care.
2.E-mail
Nobody can tell you what the ideal length of an e-mail should be. But like all great speakers, make sure you edit for brevity. I saw the edits JFK made on his inaugural speech before the final draft --
he crossed out a ton of lines to make the speech shorter. Here's a simple gut check: If you have to scroll down to a second page of e- mail text, it had better be an appropriate length for the
conversation. Nobody wants to waste their time with ramblings.
3.Phone Conversations
If you think you might reach someone's message machine, prepare a 30- second script. Again, no hard and fast rules, but if you leave a message that's longer than 30 seconds, most busy professionals will either be annoyed or delete the message before the end. I have said
this before, but if you're pitching a new prospect, give them your phone number twice -- once at the beginning and once at the end of the message.
4.Presentations
Again, most people have an attention span that falls off dramatically after 15 to 20 minutes. We're just wired that way. Go figure. With that in mind, keep your presentations and talks to that
timeframe unless, of course, your presentation requires more time, such as a half-day course on a particular subject. But when that's the case, keep the 20-minute rule in mind and break the presentation into 20-minute blocks with different topics, exercises, demonstrations, or even breaks.
5.Three-slide Limit
Recently I had the pleasure of speaking with one of the premier venture capitalists in the country, Tim Draper of Draper Fisher Jurvetson. His firm was behind such companies as Hotmail, Baidu, and
Skype (acquired by eBay). In an initial presentation he says he only wants to see three slides, with no more than three lines of text on each. Three slides!
I can't tell you how many sales pitches I've watched that contain seven times that number. Please don't tell me your material is simply too complicated. I once worked with a CEO whose company was
about to go public. His initial presentation lasted more than an hour and contained over 70 slides.
After some editing, we brought it down to 20 minutes and 10 slides. This CEO went on to have a successful initial public offering during a time when few companies were being funded, let alone going public.
One of the most inspiring leaders of the 20th century was Franklin D. Roosevelt. In his new book on FDR, "The Defining Moment," Jonathan Alter makes some observations about just how much Roosevelt edited his speeches, especially his "fireside chats" on the radio. I was struck by how Roosevelt understood the importance of clarity and brevity.
According to Alter, "FDR knew the actor's trick of always leaving the audience wanting more. 'The public psychology and, for that matter, individual psychology, cannot, because of human weakness, be attuned for long periods of time to a constant repetition of the highest notes in the scale,' he [FDR] wrote to an old friend in 1935."
In fact, not only did most of the chats last under 30 minutes, Roosevelt gave very few of them. Roosevelt knew instinctively that less is more, especially when it comes to the art of human
communication. So don't take my word for it, take the cue from some of the world's greatest leaders -- keep it short!
Gallo is a Pleasanton (Calif.)-based corporate presentation coach and former Emmy-award winning TV journalist. He's the author of the new book, "10 Simple Secrets of the World's Greatest Business
Communicators."
Source : www.yahoo.com
Blogged on 12:20 AM
|
~~~
Mengingat Bahan Bicara
Wednesday, July 05, 2006
Mengingat Bahan Bicara
Dari materi oleh: Lenny Laskowski
Ada banyak cara untuk bisa mengingat bahan bicara. Setidaknya, empat cara berikut ini adalah cara yang paling umum dilakukan oleh banyak pembicara publik. Anda pilih sendiri mau yang mana, akan tetapi ingatlah bahwa beberapa cara ternyata merupakan cara yang salah.
Anda bisa mengingat bahan bicara dengan:
- Menghafal;
- Membaca sepenuhnya;
- Menggunakan catatan;
- menggunakan alat bantu visual.
MENGHAFAL
Inilah cara yang paling buruk menurut para pakar public speaking. Mengapa? Karena dengan menghafal, Anda akan disibukkan oleh berbagai kata atau kalimat, dan bukan ide yang ada di belakangnya. Padahal, apa yang penting adalah idenya, dan bukan kata atau kalimatnya. Cara
ini menjadi cara terburuk untuk mengingat bahan bicara, karena Anda akan:
- Kehilangan ide di belakang setiap kata dan kalimat;
- Kehilangan infleksi suara (penekanan kata) yang normal dan alamiah;
- Menciptakan mental block di mana audience Anda akan melihat orang yang sedang mengingat-ingat sesuatu, bukan orang yang sedang berbicara kepada mereka;
- Lupa. Ini PASTI terjadi, persoalannya hanyalah KAPAN!
MEMBACA TOTAL
Apa yang paling dibenci oleh audience Anda? Seorang pembicara yang membaca bicaranya! Mereka akan berkata, "Kalo ngebaca sih, Gua juga bisa!"
Ini juga merupakan cara yang buruk untuk mengingat bahan bicara karena Anda akan:
- Kehilangan ide di belakang setiap kata dan kalimat;
- Kehilangan infleksi suara yang normal dan alamiah;
- Kehilangan 'pause' yang merupakan alat powerful dalam berbicara;
- Kehilangan kontak mata sebagai elemen penting dalam berbicara;
- Kehilangan 'bicara' itu sendiri, karena biasanya bahasa tulisan
berbeda dari bahasa lisan.
Anda akan terjebak dalam model bahasa yang 'tinggi', rumit atau terlalu teknis. Efeknya, Anda akan kesulitan membacanya. Dan lebih parah lagi, audience Anda akan jauh lebih sulit mendengarkanya.
Apa yang Anda ciptakan, hanyalah sedikit pergerakan, sedikit energi dan sedikit daya tarik.
Anda mungkin terjebak dalam pola dan kebiasaan ini, karena tidak berani mencoba cara lain yang lebih baik. Maka tipsnya; paksakan saja!
Catatan: Memang ada saatnya Anda harus membaca. Misalnya untuk kutipan ayat hukum atau kebijakan yang resmi sifatnya. Atau, jika batasan waktu Anda memang sangat ketat.
Jika memang harus membaca, ikuti tips ini:
- Jaga infleksi suara agar tetap alamiah dan normal;
- Jaga 'pause' agar alamiah dan normal;
- Jaga agar suara Anda tetap sama dengan berbicara tanpa membaca;
- Jaga agar gesture atau bahasa tubuh Anda tetap alamiah dan normal;
- Jaga agar kontak mata Anda tetap efektif dan efisien;
- Latih dengan mengucapkannya keras-keras. Ini akan mendekatkan Anda kepada gaya bicara Anda yang alamiah;
- Saat menuliskannya, tulislah sejalan dengan bagaimana Anda akan mengucapkannya;
- Tulislah dengan dobel spasi atau lebih. Sisipkan petunjuk bahasa tubuh di bawah setiap baris;
- Jangan tulis dalam huruf besar semua, karena Anda akan lebih sulit membacanya;
- Tulislah dengan paragraf pendek;
- Jika lebih dari satu halaman, jangan pecah satu pokok pikiran ke dua halaman yang berbeda;
- Jangan gunakan klip untuk menyatukannya;
- Nomori skrip bicara Anda. Saat akan berganti halaman, cukup geser halaman yang sudah 'dibicarakan' ke samping, untuk melihat halaman
berikutnya. Cara ini akan meminimalisir kesan membaca Anda;
- Geser bersamaan dengan waktu 'pause' yang tepat. Saat itu, audience Anda sedang mencerna sehingga tidak terlalu memperhatikan gerakan Anda.
MENGGUNAKAN CATATAN
Inilah cara yang paling banyak dipilih oleh para pembicara. Inilah cara pertengahan antara membaca dan berbicara. Infleksi suara yang normal dan alamiah bisa tetap dicapai. Kontak mata tetap bisa efektif dan efisien. Bahasa tubuh tetap bisa didemonstrasikan dengan enak terlihat.
Perhatikan hal ini:
- Jika catatan Anda letakkan di podium atau meja, Anda tidak bisa bergerak menjauhinya;
- Jika catatan Anda pegang di tangan, Anda tidak bisa berbahasa tubuh dengan leluasa.
Tips untuk menggunakan catatan:
- Catat informasi yang penting saja. Kutipan, statistik, daftar atau angka;
- Masukkan hanya 'pemicu' ide, paragraf atau kalimat;
- Jangan catat teks atau paragraf yang akan Anda ucapkan;
- Nomori lembar catatan Anda (ini PENTING!);
- Sesekali bergeraklah dengan normal, tidak usah takut menjauhi podium atau meja;
- Jaga agar tidak terlalu banyak membaca;
- Latihlah bicara Anda dengan memvisualisasikan sesi bicara.
MENGGUNAKAN ALAT BANTU VISUAL
Slide Anda bisa membantu. Judul dan sub judul di slide Anda bisa mengingatkan Anda tentang suatu ide atau pokok bahasan. Berlatihlah membuat alat bantu visual yang baik, menarik dan membantu, tapi tidak menggantikan Anda sebagai pembicara.
Keuntungan menggunakan alat bantu visual:
- Anda tidak perlu khawatir tentang kelanjutan bicara Anda. Apa yang akan Anda bicarakan lebih lanjut sudah ada di sana. Apa yang Anda perlukan hanyalah kalimat transisi yang baik dan mulus;
- Anda bisa bergerak dengan lebih leluasa. Pergerakan Anda akan memaksa audience mengikuti pembicaraan Anda; - Anda bisa tetap melakukan kontak mata dengan alamiah dan normal;
- Anda tetap bisa bicara sesuai dengan track dan alur pemikiran yang telah Anda rencanakan;
Catatan: Selalulah memperkenalkan alat bantu visual Anda sebelum mulai membahas isinya.
Dari semua pilihan di atas, tidak ada yang bisa mengalahkan persiapan dan latihan.
Jadi, Anda pilih yang mana?
Source: Milis Bicara
Blogged on 9:42 PM
|
~~~
Accelerate Now - KEKUATAN BAHASA
Ada ratusan ribu kata di dalam setiap bahasa yang ada di dunia. Beberapa bahasa bahkan memiliki hampir sejuta kata. Namun demikian, kosakata yang diketahui atau digunakan oleh setiap orang ternyata sangat terbatas jumlahnya. Rata-rata orang hanya mengetahui atau menggunakan sekitar 2.000 sampai 10.000 kata saja. Jumlah ini hanya kurang dari 2% total kata di dalam bahasa yang digunakannya.
Kata-kata yang Anda pilih dan Anda gunakan, berpengaruh pada efektifitas komunikasi Anda dengan orang lain. Pilihan kata-kata Anda itu memiliki kontribusi yang besar bagi kesuksesan atau kegagalan
Anda dalam berkomunikasi.
Mampu berbicara dengan bahasa pendengar, adalah kunci keberhasilan berbicara.
KERANGKA PERSETUJUAN
Keberhasilan Anda bernegosiasi, ditentukan oleh keberhasilan Anda dalam menempatkan pihak lain ke dalam kerangka persetujuan. Kerangka persetujuan adalah sebuah posisi di mana pihak tersebut berharap atau menginginkan bisa berkata 'ya'. Untuk menempatkan pihak itu ke dalam kerangka persetujuan, Anda harus mengajukan serangkaian pertanyaan yang bermuara pada jawaban 'ya'.
Contoh:
"Coba Saya eja nama Ibu, N-O-V-I-A-N-T-Y. Betul Bu ya?"
"Trus kode pos Ibu adalah 12570?"
"Tadi Ibu mengatakan bahwa Ibu harus mengajukan proposal ini ke atasan Ibu dulu ya?"
"Dan Ibu juga tadi bilang butuh waktu sekitar dua minggu, ya Bu?"
Prospek Anda sudah mengatakan 'ya' empat kali. Ini artinya, Anda sudah menempatkan dirinya ke dalam kerangka persetujuan. Prospek Anda sudah masuk ke dalam sebuah pola untuk mengatakan 'ya'. Tentunya, ini tidak berarti bahwa Ia akan selalu mengatakan 'ya' untuk setiap pertanyaan Anda. Ini, baru berarti bahwa Ia telah melakukan 'pemanasan' dan mau masuk ke dalam kerangka persetujuan.
Dua minggu kemudian, Anda meneleponnya kembali. Anda bisa melanjutkan pola 'ya' dan mempertahankan kerangka persetujuan yang sudah Anda ciptakan.
"Selamat pagi Ibu Novianty, nggak apa-apa ya diganggu sebentar?"
"Saya mau nerusin omongan kita kemarin, bisa Bu ya?"
"Kalo nggak salah, Ibu bilang persoalannya ada di budget kan Bu ya?"
"Kita sudah diskusiin di sini, dan kita bisa kasih Ibu diskon sampe 15%. Kalo dirupiahin udah lumayan gede kan Bu ya?"
(Mungkin ia akan mengatakan "Iya sih...tapi... Kembalikan lagi ke kerangka persetujuan)
"Kemaren kan sudah Saya tunjukin harga rata-rata yang ditawarin vendor lain. Punya kita kan memang lebih murah Bu?"
"Dan lagi, kita juga kasih tambahan bonus, konsultasi lanjutan ya kan Bu?"
"Gimana, bisa kita pastikan hari ini Bu?"
Anda bisa meng-closing-nya, atau Anda bisa menundanya. Akan tetapi bagaimanapun, pertahankanlah kerangka persetujuan itu.
BICARA DENGAN MODALITAS
Ini cara termudah untuk berbicara dengan bahasa pendengar. Lawan bicara Anda, secara umum mengolah berbagai informasi melalui tiga gaya, yaitu visual, auditory, dan kinestetik. Apa yang sulit, adalah melatih diri untuk bisa meyakini kategorisasi dari lawan bicara Anda. Sekali Anda bisa melakukannya, Anda akan mengetahui tipe apa lawan bicara Anda.
Visual -> Gunakan kata-kata yang mewakili 'penglihatan';
Auditory -> Gunakan kata-kata yang mewakili 'pendengaran';
Kinestetik -> Gunakan kata-kata yang mewakili 'perbuatan', 'perasaan' atau 'sentuhan'.
CARI AMAN VERSUS PETUALANG
Cara ini cocok untuk interview pekerjaan. Saat berbicara, ambil selembar kertas kosong, letakkan memanjang ke samping, lalu tariklah sebuah garis di tengahnya, dari kiri ke kanan. Di ujung kiri,
tulislah 'CARI AMAN' dan di ujung kanan tulislah 'PETUALANG'. Beri tanda di tengah-tengahnya sebagai titik netral.
Sambil berbicara, waspadailah lawan bicara Anda. Untuk setiap kata yang bisa mewakili atau berorientasi pada 'CARI AMAN' atau 'PETUALANG', tandailah garis yang Anda buat sesuai dengan
tingkat intensitas menurut perhitungan dan perkiraan Anda.
Saat berbicara, lawan bicara Anda cenderung mengucapkan berbagai ungkapan dan pernyataan yang mewakili karakter pribadinya. Apa yang perlu Anda nilai, adalah berbagai kata dan kalimat yang kurang lebih berarti:
- Terjamin;
- Risiko rendah;
- Pasti;
- Meyakinkan, dan sebagainya,
untuk kategori 'CARI AMAN', dan
- Berjudi;
- Bertualang;
- Fifty-fifty;
- Menantang, dan sebagainya,
untuk kategori 'PETUALANG'
Sesuaikan hasil itu dengan penempatan kerja yang Anda inginkan, atau untuk menentukan konteks hubungan Anda dengan lawan bicara Anda. Harap diingat, ini bukan memilih teman, tapi memahami teman. Sesuaikan karakter pribadi Anda dengan karakter pribadi lawan bicara Anda. Carilah rekonsiliasi dan kolaborasi. Sesuaikan cara Anda berkomunikasi dengannya. Ini akan sangat berguna bagi Anda di saat- saat tertentu.
CHUNKING UP - CHUNKING DOWN
Buatlah garis yang sama, di ujung kiri tulislah 'DETIL' dan di ujung kanan tulislah 'SAMAR'. Setiap orang punya preferensi masing-masing untuk menentukan di bagian mana harus 'detil' dan di bagian mana harus 'samar'. Begitulah secara umum bagaimana orang berkomunikasi.
Jika Anda berbicara kepada si detil, Anda tidak akan 'nyambung' jika hanya bicara 'global'. begitu pula sebaliknya. Ada saatnya di mana Anda menginginkan si 'global' berbicara detil, dan si 'detil' bicara
yang lebih universal. Dalam hal ini, Anda harus melatih keterampilan bertanya.
KATA-KATA YANG BUTUH TINDAK LANJUT
Ada beberapa kata yang perlu ditindaklanjuti untuk keberhasilan berkomunikasi, yaitu:
- Tidak;
- Tapi;
- Mengapa;
- Jangan.
= Tidak =
Kata 'tidak' punya efek yang negatif pada pendengarnya. Dan efek negatif ini, bisa merenggangkan keintiman Anda. Biasakanlah untuk menghapus kata 'tidak' yang tidak pada tempatnya, dan biasakanlah untuk tegas mengatakan 'tidak' pada saat memang diperlukan.
"Jika Saya bayar dengan harga itu, apakah diskon yang Saya dapat tetap 20%?"
"Tidak, Bapak akan mendapatkan 10% saja." -> Tidak efektif
"Bapak tetap dapat 10% diskon." -> Efektif
"Bisakah Saya terima barangnya besok?"
"Nggak Bu, ngirimnya dua minggu." -> Tidak efektif
"Kita butuh waktu dua minggu, barulah Ibu bisa terima." -> Efektif
"Bisa kita lihat rumah itu besok?"
"Tidak Pak, Saya besok ada janji ke Serpong." -> Tidak efektif
"Besok Saya ke Serpong, gimana kalo lusa?" -> Efektif
= Tapi =
'Tapi' adalah penghapus. Kata itu akan memerintah otak Anda untuk 'mengabaikan' dan 'menghapus' apa yang sudah Anda dengar sebelum 'tapi'.
"Anak Saya itu pintar tapi nakal di sekolah."
Apa yang diterima otak adalah "Anak itu nakal di sekolah."
Pengganti yang baik:
"Anak Saya itu pintar DAN nakal di sekolah."
= Mengapa =
Kata 'mengapa' akan membuat lawan bicara Anda mengaktifkan 'mode
bertahan'.
Dari pada:
"Mengapa Anda membeli rumah ini?"
"Mengapa Anda berinvestasi di bidang ini?"
"Mengapa Anda memutuskan memilih bank ini?"
Lebih baik:
"Apa yang menarik Anda ke daerah ini?"
"Bagaimana Anda bisa menjadi seorang investor saham?"
"Bagaimana Anda sampai pada pilihan bank yang ini?"
= Jangan =
'Jangan' adalah kata yang bisa mengakibatkan 'komplikasi otak'. Jika Anda mengatakan "Jangan sentuh barang itu", maka otak pendengar Anda akan mengabaikan kata 'jangan', memahami maksud dari 'sentuh barang itu', barulah kemudian mengaplikasikan perintah 'jangan'. Artinya, kata 'jangan' akan membuat suatu pengertian dipersepsi dan dipahami secara terbalik, tidak jelas, berbelit dan sulit. Sehingga, otak lawan bicara Anda butuh waktu lebih lama untuk bisa memahami maksud
Anda. Artinya, itu melelahkan buat lawan bicara Anda.
Contoh:
"Jangan lupa telepon Ayah di kantor."
Abaikan 'jangan', proses 'telepon Ayah di kantor', cari lawan kata dari 'lupa', hasilnya:
"Ingatlah untuk menelepon Ayah di kantor."
Mana yang lebih efisien? Mengapa tidak langsung saja menggunakan kalimat yang terakhir?
Buanglah 'jangan' karena ia hanya mencegah Anda dari berfokus pada hal -hal yang positif. Gunakan ia hanya untuk kondisi kritis.
Kepada siapa Anda meminta nasehat jika akan menikah?
Dengan siapa Anda berdiskusi untuk melakukan investasi?
Kepada siapa Anda bertanya tentang masa depan?
Bisakah Anda membedakan, kepada siapa Anda mengobrol tentang berkebun, dan kepada siapa tentang balapan?
Bisakah Anda membedakan gaya komunikasi dan karakter pribadi, dari putra-putri Anda sendiri?
Berapa sering Anda mengatakan 'jangan!' pada anak-anak Anda sendiri?
Apa hasilnya?
Semua teknik di atas, bisa pula diterapkan pada orang-orang yang Anda cintai dan sayangi.
Perbaiki gaya komunikasi Anda. Jadikan hari-hari Anda indah dan penuh makna. Sebab bahasa, punya kekuatan raksasa.
Source: Milis Bicara
Blogged on 9:36 PM
|
~~~
Menilai Kecemasan Komunikasi
Setiap orang, sebagai komunikator, memiliki tingkat kecemasan tersendiri dalam berkomunikasi. Kecemasan itu, bisa berbentuk ketakutan, kegugupan atau hal-hal lain yang secara psikologis dapat
menghambat kemampuan berkomunikasi.
Bentuk dan gaya komunikasi seperti apakah, yang Anda pilih dan Anda jadikan bagian dari diri Anda sebagai komunikator? Berapakah nilai komunikasi Anda untuk berkomunikasi dalam kelompok diskusi, dalam meeting dan rapat, bercakap-cakap secara antar personal dan dalam kemampuan public speaking? Dan bagaimanakah skor komunikasi Anda secara keseluruhan? Berapa nilai kecemasan Anda dalam berkomunikasi?
Kuis berikut ini bisa menentukan tingkat kecemasan Anda dalam berkomunikasi. Ada dua puluh empat pertanyaan yang harus Anda assess sendiri, dan kemudian Anda beri poin jawaban sendiri dengan
alternatif sebagai berikut:
1 = Sangat setuju;
2 = Setuju;
3 = Tidak tahu;
4 = Tidak setuju;
5 = Sangat tidak setuju.
KUIS KECEMASAN KOMUNIKASI
Nilailah diri Anda sendiri dan tentukan komunikator seperti apa diri Anda.
01. Saya tidak suka berpartisipasi dalam diskusi kelompok;
02. Secara umum, Saya merasa nyaman saat berpartisipasi dalam diskusi kelompok;
03. Saya tertekan dan gugup saat berpartisipasi dalam diskusi kelompok;
04. Saya suka terlibat dalam diskusi kelompok;
05. Terlibat dalam diskusi kelompok dengan orang-orang yang baru Saya kenal di dalam diskusi kelompok, membuat Saya tertekan dan merasa gugup;
06. Saya tenang dan rileks, saat berpartisipasi di dalam kelompok diskusi;
07. Secara umum, Saya gugup saat harus mengikuti rapat;
08. Biasanya, Saya tenang dan rileks saat mengikuti rapat;
09. Saya sangat tenang dan rileks, saat diminta memberikan pendapat di dalam rapat;
10. Saya takut mengekspresikan diri di dalam rapat;
11. Berkomunikasi di dalam rapat, biasanya membuat Saya merasa tidak nyaman;
12. Saya sangat tenang saat menjawab pertanyaan di dalam rapat;
13. Dalam bercakap-cakap dengan orang yang baru Saya kenal, Saya
sangat gugup;
14. Saya tidak merasa gugup berbicara dalam suatu percakapan;
15. Biasanya, Saya merasa tertekan dan gugup dalam suatu percakapan dengan seseorang;
16. Biasanya, Saya merasa sangat tenang dan rileks dalam suatu percakapan;
17. Dalam bercakap-cakap dengan orang yang baru Saya kenal, Sangat merasa sangat rileks;
18. Saya takut berbicara saat bercakap-cakap dengan seseorang;
19. Saya tidak takut berbicara di depan orang banyak;
20. Sebagian dari tubuh Saya menjadi tegang dan kaku, saat berbicara di depan orang banyak;
21. Saya merasa rileks saat berbicara di depan orang banyak;
22. Pikiran Saya menjadi bingung dan acak-acakan, saat berbicara di depan orang banyak;
23. Saya menghadapi peluang untuk berbicara di depan orang banyak dengan percaya diri;
24. Saat berbicara di depan orang banyak, Saya menjadi gugup dan lupa berbagai fakta yang sebenarnya Saya tahu.
SKOR KECEMASAN UMUM
Hitunglah keseluruhan skor kecemasan komunikasi Anda (CA alias Communication apprehension) dengan menjumlahkan semua poin yang Anda peroleh. Berilah nilai pada diri Anda sendiri, dan sekaligus juga beri nilai untuk proporsi kecemasan sub komunikai Anda sebagai berikut:
SKOR KECEMASAN DISKUSI KELOMPOK
1 + 4 + 6 - 1 - 3 - 5 + 18
SKOR KECEMASAN RAPAT
8 + 9 + 12 - 7 - 10 - 11 + 18
SKOR KECEMASAN PERCAKAPAN ANTAR PERSONAL
14 + 16 + 17 - 13 - 15 - 18 + 18
SKOR KECEMASAN PUBLIC SPEAKING
19 + 21 + 23 - 20 - 22 - 24 + 18
Skor-skor di atas bervariasi antara 6 sampai dengan 30. Skor 18 ke atas terhitung baik atau lumayan.
SKOR KECEMASAN AKHIR
Untuk menghitung skor akhir Anda, Anda harus menjumlahkan ke-empat sub skor di atas (bukan sekedar total jumlah dari jawaban pertanyaan 01 sampai 24 saja). Skor Anda akan bervariasi antara 24 sampai 120. Jika skor Anda kurang dari 24 atau lebih dari 120, maka itu berarti ada yang salah pada perhitungan Anda.
Skor 83 - 120, kecemasan komunikasi Anda terhitung tinggi;
Skor 55 - 83, kecemasan komunikasi Anda terhitung sedang;
Skor 24 - 55, kecemasan komunikasiAnda terhitung rendah.
Selamat menilai kecemasan dan ketakutan Anda dalam berkomunikasi!
Source: milis Bicara
Blogged on 9:27 PM
|
~~~
